7/10 A PR tevékenységek fontossága az iskoláknál

A PR (Public Relations) az a tevékenység, mely a hírnevet gondozza, mindemellett pedig pozitívan folyásolja be a szervezetről alkotott véleményt. Az oktatási intézményeknek is fontos, hogy jó legyen a hírnevük. A PR tevékenységek által az intézményről szóló információk tudatosan jutnak el a célcsoportokhoz. A PR célja az, hogy kiépítsen és fenntartson – az intézmény és környezete között – egy kölcsönös megértést és jóakaratot. Az oktatási PR tökéletesíti az intézmény programjait, szolgáltatásait, mindezt pedig kétoldali – külső és belső – kommunikációval, mely a szervezet szerepének, céljainak, tulajdonságainak és szükségleteinek jobb megértésére szolgál, hozzájárul az attitűdök kialakulási folyamatának a felismeréséhez és azonosításához, segíti a közmegértést és támogatást.

A PR része a kommunikáció, mely akkor lesz hatékony, ha az igazságot és a teljes körű információt tartjuk szem előtt. Az üzenetnek egyszerűnek, lényegre törőnek kell lennie, természetesen megfelelően csomagolva. Az üzenet inkább legyen drámai, mintsem unalmas. A PR munkánál az információáramlás megszervezése, ellenőrzése, a közvélemény tájékoztatása, befolyásolása elengedhetetlen.

Melyek a PR információ hordozói?

Az elektronikus média számára (minden, ami online) a legjobb eszköz a PR film (pl. referencia-, image- és oktató film), a nyomtatott sajtónak pedig a közlemény, a cikk és a fotó.

Információhordozók azok a rendezvények is (pl. versenyek, sportesemények, szabadidős programok), melyek a kapcsolatépítést szolgálják, de a nyomtatványok is (pl. oklevelek, iskolaújság, meghívók, szórólapok stb.) ide sorolandók.

Hogyan készül egy iskolai PR terv?

Egy iskolától nem várható el, hogy egy nagyvállalatéhoz hasonló PR tervet készítsen, de az igen, hogy élni tudjon adottságaival, és azt a legjobban kommunikálja. A PR terv kidolgozásánál elengedhetetlen a tervszerűség, az érthetőség, az ésszerű és értelmes tartalom.

A terv elkészítését megelőzően szükségszerű elvégezni egy belső és külső elemzést. Meg kell vizsgálni, hogy milyen az iskola technikai és műszaki állapota, felszereltsége és emberi erőforrása, majd meg kell tudni, hogy az emberek hogyan gondolkodnak az iskola által nyújtott oktatásról és a nevelési tevékenységről. Fel kell tárni azt is, hogy az iskola belső és külső környezete mit tart pozitívnak és negatívnak az intézménnyel kapcsolatban. Erre egy jó megoldás az iskola SWOT analízisének az elkészítése. Végül pedig fel kell térképezni azokat a kommunikációs csatornákat, melyek az iskola rendelkezésére állnak, és amelyek a leghatékonyabban hasznosíthatók.

Az iskola legkönnyebben elérhető célközönsége az ott dolgozók, azaz a pedagógusok, az adminisztratív- és a technikai személyzet. Ők azok, akik egyrészt véleményezni tudják az iskola által végzett kommunikációs tevékenységek egészét, másrészt pedig információval szolgálhatnak a munkahely állapotáról, a dolgozók közérzetéről és megelégedettségéről. Ezek felmérésére akár kérdőíveket is használhatunk, az adatok feldolgozása után pedig meghatározható a fejlesztés helyes iránya.

A belső PR legfontosabb gyakorlati feladatai

A PR legfontosabb feladata a pontos és korrekt tájékoztatás, valamint a megfelelő és folyamatos információáramlás.

A belső PR elengedhetetlen, információt közlő elemei:

• Információs fal: tartalmazza az egész évre vonatkozó információkat, amelyekre a dolgozóknak szükségük lehet (pl. órarend, terembeosztás stb.)
• Információs dosszié a tanáriban: melyben szerepelnek az iskolával kapcsolatban álló szervezetek adatai, az iskola dolgozóinak elérhetőségei, az alkalmazottakra érvényes legfontosabb jogszabályok és rendelkezések
• Fogadó dosszié: segítségével egy új dolgozó jobban eligazodhat, könnyebben beilleszkedhet. Tartalmazza például a szokásokat, hagyományokat, elvárásokat stb. a munkahelyről.
• Postaláda a tanáriban: melyben az iskolában dolgozók beledobhatják a véleményeiket, ötleteiket tartalmazó cetliket, ezeket pedig bizonyos időközönként az erre kijelölt személy feldolgoz. Mindez nagy segítség lehet az igazgatónak a döntések meghozatalában, a dolgozóknak pedig megadja a véleménynyilvánítás lehetőségét.
• Belső hírlevél és személyes beszélgetések

A külső PR legfontosabb gyakorlati feladatai

A külső PR az iskola dolgozói és az iskola külső környezete – diákok, szülők, lakókörnyezet, hivatalos szervek – között zajlik. 

A külső PR elengedhetetlen elemei:

• Szülők tájékoztatása: ellenőrző könyvön, üzenő füzeten, telefonon és levélen keresztül. Azonban a leghatékonyabb a közvetlen és direkt kommunikáció – fogadóóra, szülői értekezlet, egyszemélyes beszélgetés, kötetlen iskolai programok –. A közvetett kommunikációra a hírlevél is egy kiváló megoldás.
• Iskolai honlap – fontossága miatt egy külön tananyagot szenteltünk neki –.
• Public affairs, azaz kapcsolattartás az önkormányzattal: tájékoztatás az intézmény eredményeiről, programjairól, meghívók a rendezvényekre, gratulációk, köszönőlevelek stb.

Ne feledjük: a PR akkor lesz hatékony, ha az igazságot és a teljes körű információt tartjuk szem előtt!

Iratkozzon fel hírlevelünkre itt, és mi minden cikk megjelenéséről értesítőt küldünk, hogy le ne maradjon semmiről.