10/10 Iskolai programok szervezése

Már több oktatóanyagban is érintettük és hangsúlyoztuk az iskolai rendezvények információhordozó, imázs- és közösségformáló, kapcsolatépítő hatását, sőt még példákkal is szolgáltunk, hogy bizonyos rendezvényekkel milyen eredmények érhetők el.

Utolsó tananyagunkban egy kicsit a rendezvényszervezés témakörét járjuk át abban a reményben, hogy mindez segítségül szolgál majd a szervezőknek a legközelebbi iskolarendezvény tervezési-, előkészítési- és lebonyolítási szakaszaiban.

1. Tervezési szakasz

A tervezési szakasznál először meg kell határozni a rendezvény célját, jellegét, majd a meghívottak körét, a célcsoportot és a létszámot – ez természetesen függ a rendezvényre szánt költségvetéstől és a terem befogadóképességétől is –. A rendezvény időpontjának (dátum, óra) a kitűzésénél figyelni kell arra, hogy ne essen egybe hasonló nagyságú, azonos célcsoportot érintő rendezvénnyel, valamint a kiválasztott időpont passzoljon a célcsoport időbeosztásához (pl., ha a szülők is célcsoport, érdemes délutánra vagy hétvégére időzíteni).

A helyszín kiválasztásánál figyelembe kell venni az épület jellegét, méretét, technikai felszereltségét, a megközelíthetőséget, a parkolási lehetőséget és a hely költségvonzatát. Mindig ügyeljünk arra, hogy a rendezvénynek legyen egy részletes forgatókönyve, kövessen egy tematikus rendet, és illeszkedjen a rendelkezésre álló költségkerethez.  

2. Előkészítési szakasz

Ennél a szakasznál van a legtöbb tennivaló.

Miután megvan a fix helyszín és időpont, ki kell dolgozni a rendezvény forgatókönyvét. Meg kell vizsgálni, hogy még milyen technikai eszközökre van szükség (pl. projektor, számítógép, programok stb.).

Meg kell határozni, hogy a rendezvénynek milyen nyomtatott anyagai lesznek (pl. plakát, szórólap, programfüzet, meghívók, kitűzők, ültető kártyák stb.), össze kell írni az ajándéktárgyak listáját is. Ezek tervezésénél tartsuk szem előtt az egységes megjelenítést (szín, betűtípus, ábrák stb.), ami formailag is illeszkedik az adott iskola elemeihez, stílusához, színvilágához.

A helyszín kialakításánál és dekorálásánál is akad bőven tennivaló: megszervezni a szükséges dolgok helyszínre való szállítását; regisztráció megszervezése – technikai és személyzeti háttér –; stáblista összeírása – feladatkörök kialakítása, szervezők betanítása –; dekorációk tervezése, megrendelése; a helyszín ellenőrzése – rendelkezik-e minden szükséges engedéllyel, milyen vagyonvédelmi megoldásai vannak, berendezések ellenőrzése stb. –; az esemény milyen formában, hogyan és ki által dokumentálódik.

Számolni kell a váratlan helyzetekkel is – pl. a stáb egyik tagja lebetegedik, az egyik fellépő nem jelenik meg, a technika felmondja a szolgálatot stb. –, és minden esetben kidolgozni egy póttervet.

3. Lebonyolítási szakasz

A rendezvény napján célszerű még egy eligazító értekezletet tartani azért, hogy mindenki pontosan tudja a dolgát. Ajánlott kialakítani egy szervezési hierarchiát, hogy a konfliktusok és a felelősséghárítások elkerülhetőek legyenek (ki kinek a főnöke, ki miben dönt, ki adhat utasításokat stb.).

4. Utómunkálatok

Annak függvényében, hogy milyen elemeket használtunk a rendezvénynél, az utómunkálatok is változók (pl. külső beszállítók kifizetése stb.), ide tartozik még a rendezvény kiértékelése, az esetleges hibák áttárgyalása azért, hogy a következő rendezvényen okulni tudjunk belőle.

Iratkozzon fel hírlevelünkre itt, és mi minden cikk megjelenéséről értesítőt küldünk, hogy le ne maradjon semmiről.